Fælles Bibliotekssystem 2.0 - FAQ for leverandører

KOMBIT forventer at stille krav om biblioteksfaglig viden. Der vil, som i alle KOMBITs udbud, være krav til økonomisk kapacitet med henblik på forsyningssikkerhed for et system, der understøtter driften på alle kommunale biblioteker.

Nej, KOMBIT varetager disse processer. Leverandøren involveres, hvor dette er relevant for at opnå den bedst mulige udviklingsproces. 

KOMBIT arbejder med minimumskrav, som ikke kan afviges. Ved øvrige krav kan der ske en tilpasning i afklaringsfasen. Der gøres brug af use cases, og vi involverer kommuner/biblioteker løbende i processen med at udarbejde krav og vurdere opfyldelse af krav.

Skal generelt leveres på dansk. Dokumentation til brugere (bibliotekarer og elever/lærere, som skal benytte Skole OPAC) skal leveres på dansk. Dog forventes det, at dokumentation af teknisk karakter kan være på engelsk. Øvrig dokumentation til slutbrugere vil ikke komme fra FBS, men de grænseflader som skal betjene slutbrugerne – altså Folkebibliotekernes CMS.

KOMBIT vil have fokus på dette, når den endelige tildelingsmodel fastlægges. Bl.a. forventes det, som præsenteret, at kvaliteten af systemet vil veje tungest i tildelingsmodellen - og mere end fx implementeringsprocessen.

Ja.

Ja.

Arbejdsdelingen er, at bibliotekerne i FBS_LMS varetager de administrative opgaver som materialeindkøb og - håndtering, lånerhåndtering, fjernlån, statistik osv. Derudover anvendes FBS LMS også til fremsøgning af materiale, reservation, booking mv. Det er udelukkende bibliotekarer og administrativt personale, der anvender FBS LMS.

De lokale og nationale portaler (DDB CMS, bibliotek.dk, netpunkt.dk, Biblioteket app) er målrettet lånerne, og det er her de lånerrettede opgaver varetages som fremsøgning af materiale, gemme søgninger, reservation af materiale, mellemværende, opsætning af brugerprofil mv.

Skole OPAC er målrettet skolebiblioteksområdet og anvendes af lærere og elever til fremsøgning af materiale, reservation, bookinger mm. Derudover findes en selvbetjeningsløsning til udlån og aflevering. Både Skole OPAC og selvbetjeningsklienten er en del af fælles bibliotekssystem (FBS).

Rammearkitekturens støttesystemer håndterer adgangsstyringen af medarbejdere, CPR-opslag, integration til de kommunale økonomisystemer i forhold til faktura og debitor, samt overførsel af data til Danmarks Statistik og Ledelsesinformationssystemer.

Databrøndkomplekset består af databaser, services og processer til fremsøgning, registrering, sammenkædning af bibliotekernes katalogposter, fysiske og digitale samlinger til brug for præsentation i en grænseflade. Udover bibliografiske poster og materialeforsider indeholder databrøndkomplekset også informationer om bibliotekernes beholdninger samt administrative og institutionelle parametre, der bruges til at konfigurere væsentlige dele af den nationale biblioteksinfrastruktur. Det enkelte bibliotek vedligeholder i hovedsagen egne grunddata (suppleret med data fra Slots- og Kulturstyrelsen).

KOMBIT forestiller sig på nuværende tidspunkt, at funktioner som udsendelse af kampagner og nyhedsbreve hører hjemme i FBS. Vi vil se nærmere på, om samtykke og oprettelse af abonnementer på nyhedsbreve mv. mere naturligt hører hjemme andre steder. Vi vil også se nærmere på om et alternativ kunne være en integration til et tredjepartsprodukt til nyhedsbreve/markedsføring. Som minimum skal man via FBS kunne udstille data fra systemet via API, hvorfra FBS eller tredjepartssystem kan generes nyhedsbreve med fx nyligt indkøbte materialer. 

KOMBIT vil gerne præcisere, at når der nævnes mobile platforme til et fremtidigt FBS, så tænkes der specifikt på medarbejdernes arbejdsredskab, altså funktionalitet til indkøb, udlån, aflevering, booking mv. Der ønskes altså en webbaseret løsning, som er uafhængig af det OS, der benyttes af de pågældende medarbejdere. Der ønskes ikke en installeret klient.

Skole OPAC er i dag allerede webbaseret, hvilket fortsat ønskes. Der er også stillet spørgsmål om overvejelser omkring app lignende funktionalitet, der fx kunne omfatte brug af funktioner fra mobile devices, fx kameraer. På nuværende tidspunkt er der ikke planer om at kravstille den type funktionalitet.

Skole OPAC er "Brugergrænsefladen til lærer og elever til håndtering af søgning/inspiration/udlån/aflevering". Den nuværende Skole OPAC omfatter bl.a. booking. Der er ikke planer om at stille eksplicitte krav om, at leverandøren skal tilbyde og vedligeholde to booking flows. Hvis leverandøren kan tilbyde en brugervenlig fælles løsning for bibliotekspersonale og lærere, som opfylder begge brugergruppers behov, og kan tilgås af begge parter via rettighedsstyring e.l., vil det være at foretrække.

Det forventes, at RDA vil blive indfaset på biblioteksområdet i Danmark i løbet af kontraktperioden.  

KOMBIT har en forventning om, at løsningen skal indeholde udlån/aflevering samt søgning og inspiration for lærere og elever på skoleområdet. På folkebiblioteksområdet vil der være tale om tredjepartsleverandører, som håndterer bibliotekernes website (Folkebibliotekernes CMS) og selvbetjeningsløsninger fra kommercielle leverandører.

Databrøndkomplekset tilgås via API’er. 

En stor leverandør og tre mindre. Udbud af materiale til folkebibliotekerne og skoleområdet er underlagt udbudsreglerne. Hertil kommer lokale indkøb fra lokale leverandører samt enkelte forlag som leverer direkte til skolerne.

I dag via snitflade til SIP2-Automater & RFID-scannere.

I KOMBIT-projekter anvendes typisk en implementeringsmodel, der fx kan omfatte bølger, hvor 1/4 eller 1/3 af kommunerne implementeres samtidigt. Samtidig implementering af alle kommuner er også ofte anvendt (big bang). KOMBIT stiller et værktøj til rådighed (KLIK), hvor skriftlige implementeringsopgaver kan udstilles og som kommunerne har personale der kender. Dette værktøj er også i anvendelse på FBS. KOMBIT ser ikke, at implementeringen vil vare 1 år.

KOMBIT anvender typisk modeller for undervisning kaldet train-the-trainer, hvor der stilles krav til leverandøren om at tilbyde undervisning og undervisningsmateriale til kommunens superbrugere, som herefter forventes at undervise øvrige brugere i kommunen.

Det er leverandørens eget ansvar at etablere en organisation, der kan understøtte udvikling, implementering, support og drift. 

Muligheden for løbende release. KOMBIT ønsker en leverandør, der kan release funktionalitet hyppigt, så ny funktionalitet kan deployes hurtigt. Modsat ønsker KOMBIT ikke mange release uden reelt indhold. Hosting – historien om muligheden for at dekoble senere i kontraktens forløb.

KOMBIT har foretaget en vurdering af Krigsreglen, og FBS er ikke omfattet Krigsreglen.

First line support er navngivne bibliotekarer (systemadministratorer) i hver kommune (2 eller flere i større kommuner). I nuværende support set up findes 358 navngivne brugere i kommunerne, som må kontakte leverandørens support. Dvs. at der i hver kommune foregår en visitation af henvendelser fra medarbejdere, inden relevant leverandør-supportorganisation kontaktes.

Såfremt udbuddet, som forventet, kommer til at omfatte drift, så skal driften kunne adskilles fra applikationen og skal kunne opsiges særskilt. Uanset dette vil leverandøren være garanteret en periode, hvor driften ikke kan opsiges særskilt. I en del KOMBIT-kontrakter er denne periode 4 år. Perioden for FBS er endnu ikke fastsat. KOMBIT forbereder udbud af en generel rammeaftale på drift, hvortil FBS eventuelt kan flyttes. Om FBS flyttes til en sådan rammeaftale i fremtiden, vil bero på en konkret vurdering af fordele og ulemper.

KOMBIT arbejder med en ny udbudsstrategi, hvorfor der på sigt kan blive tale om anvendelse af cloud-løsninger ifm. driften af FBS. Det ligger ikke fast på nuværende tidspunkt. Hvis det på sigt bliver aktuelt med anvendelse af cloud-løsninger, skal KOMBIT tage en række hensyn i betragtning, herunder særligt hensynet til databeskyttelse og it-sikkerhed.